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Prozessdigitalisierung am Beispiel eines Beschaffungsprozesses

Mit unserer Workflow-Engine digitalisieren Sie Ihre Prozesse ohne jegliche Programmierkenntnisse.

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Nehmen Sie die Digitalisierung Ihrer Prozesse mithilfe der Lösung SynEngine selbst in die Hand. Sie gestalten Prozesse auf einfache Weise selbst, z.B. in Ihrer Fachabteilung und benötigen dazu keinerlei Programmierkenntnisse.

Max B. ist verantwortlich für Finanzen und Administration eines KMUs. Zum Aufgabengebiet seines Bereiches gehört die Überwachung von Auslagen, welche für die Firmeninfrastruktur und die Mitarbeiterausstattung anfallen. Getrieben durch ein überdurchschnittliches Mitarbeiterwachstum und New Work wird sein Team über die verschiedensten Kanäle mit Anfragen überhäuft. Der investierte Zeitaufwand nimmt stetig zu und es ist schwierig einen Überblick zu behalten.

Der Finanzleiter steht vor der Herausforderung, wie er diese Situation in den Griff bekommt. Soll er ein Formular erstellen, welches physisch oder per E-Mail eingereicht werden soll? Doch wie behält er damit den Überblick über die bewilligten oder abgelehnten Anträge? Soll er mit der IT-Abteilung Möglichkeiten einer neuen Programmierung im ERP prüfen? Er und auch Arbeitskollegen aus anderen Fachabteilungen hätten noch viele weitere Aufgaben, die automatisiert werden sollten. Genau hier kommt SynEngine ins Spiel, denn mit SynEngine erstellen Sie den Prozess gänzlich selbst – und das ohne jegliche Programmierung.

Wie eine Prozess-Digitalisierung anhand eines Beschaffungsantrags aussehen könnte, zeigt folgendes Video:

HubSpot Video

 

Max B. hat sich für die SynEngine Lösung entschieden, da er die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses ohne Programmierung erstellen kann und weder die IT-Abteilung noch einen externen Softwareentwickler miteinbeziehen muss. Möchten Sie es ihm gleichtun? Bestimmt gibt es auch in Ihrer Unternehmung etliche Arbeitsabläufe, die durch eine Prozess-Automatisierung vereinfacht werden könnten. Den Einsatzmöglichkeiten sind dabei keine Grenzen gesetzt. Diese bieten sich beispielsweise in folgenden Bereichen an: 

 

OM_SynEngine_Tabelle

 

Modellierung Prozess

Wie der Finanzleiter die Prozess-Digitalisierung für den "Beschaffungsantrag" mit der SynEngine der Reihe nach erstellt, zeigt das folgende Beispiel:

HubSpot Video

Als erstes beginnt Max B. im Prozessdesigner die einzelnen Schritte zu modellieren und diese mit Berechtigungen, Formularen und Aktionen zu hinterlegen. Dazu braucht er keine Programmierkenntnisse, denn die Lösung ist nach dem No-Code-Prinzip aufgebaut. Der Prozess kann jederzeit bearbeitet und ergänzt werden. Max B. gestaltet den Prozess so aus, dass dieser entweder bewilligt, abgelehnt oder an eine andere Stelle weitergeleitet wird. 

 

Benutzer und Organisation

Dank der in SynEngine hinterlegten Mitarbeiterdaten und Organisation ist es ein Leichtes, die Prozesse mit Berechtigungen zu hinterlegen und automatisch den verantwortlichen Stellen zur Genehmigung zuzuweisen. Das erspart den Mitarbeitenden die Suche nach Zuständigkeiten und gibt ihnen Zeit frei, um sich ihrer eigentlichen Arbeit zu widmen.

 

Organisation

Abb.: Berechtigung greift auf hinterlegte Mitarbeiterdaten

 

Formularbasierte Prozesse

Um Information abzubilden oder zu sammeln, bilden in SynEngine Formulare die Basis für die Prozesse. Max B. gestaltet sich das Formular für den Beschaffungsantrag mit Feldern ganz nach seinen Bedürfnissen. Dafür steht ihm eine breite Palette an Elementen zur Verfügung, die mit einfacher Drag & Drop Technik eingefügt und konfiguriert werden. Die Formulare werden im integrierten WYSIWYG*-Editor erstellt, welcher im Hintergrund automatisiert die Übersetzung in Echtzeit in die Programmiersprache vornimmt.

*WYSIWYG: What You See Is What You Get

 

HubSpot Video

 

Nebst den gängigen Elementen mit freier Eingabe hat Max B. Eigenschaften aus den Unternehmensdaten zur Auswahl. Diese Daten übernehmen dasselbe Rollenkonzept wie die Aufgabenzuweisungen und stellen sicher, dass beispielsweise ein Vorgesetzter nur aus den ihm unterstellten Mitarbeitenden auswählen kann. 

 

Prozessdurchführung mit SynEngine

Das Dashboard zeigt sämtliche Aufgaben und deren Status im Detail auf: Prozessname, Datum der Erfassung, durch wen wurde dieser Prozess eingeleitet, wo steht der Prozess aktuell und bei wem ist die Aufgabe noch offen, plus das Fälligkeitsdatum. Auf diese Weise behalten Sie immer den Überblick und kein Formular resp. keine Anfrage geht verloren oder vergessen. 

 

Dashboard2

 

Fazit für Finanzleiter Max B. 

Für Max B. bedeutet die Digitalisierung des Prozesses eine grosse Arbeitserleichterung. SynEngine bietet ihm die Sicherheit, dass keine Formulare mehr verloren gehen und festgelegte Fälligkeiten verhindern, dass Anfragen zu lange liegen bleiben. Durch Protokollierung aller Schritte behält er stets den Überblick über alle Schritte und kann die Prozesse laufend optimieren.

 

OM_SynEngine_Endversion

 

Bezugsformen

SynEngine benötigt keine Client-Installation, ist einfach in einem herkömmlichen Browser anwendbar und kann auf Ihrer Infrastruktur oder in der Cloud betrieben werden.

 

Möchten Sie Ihre Prozesse auch automatisieren?

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen mit zeit- und kostenaufwändigen Aufgaben aus? Sie werden überrascht sein, wie viele es sind. Abhilfe schafft die Digitalisierung von Prozessen mit SynEnging, der einfach zu bedienenden Workflow-Engine, welche keine Programmierkenntnisse voraussetzt.

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