Wenn die Spesen-Abrechnung auch noch Freude bereitet

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Soreco gehört mit ihrer Spesenlösung «Xpenses» zu den ersten und führenden Playern in der Digitalisierung von Mitarbeiterspesen. Im Interview mit der Handelszeitung erklärt Michael Wohlgensinger, Verkaufs- & Marketing-Leiter bei Soreco, wie der papierlose Spesenabrechnungsprozess mit dem Smartphone funktioniert und welche Kontrollen automatisiert abgewickelt werden. 

Veröffentlicht in der Handelszeitung vom 26.08.2021:

Immer mehr verwandelt sich das Smartphone zum digitalen Alleskönner. Inzwischen läuft der komplette Spesenprozess vom bargeldlosen Bezahlen bis zur Rückerstattung nahezu in Echtzeit ab.

Zwar gibt es schon eine ganze Weile die Möglichkeit, Restaurantquittungen, Parktickets, Fahrkarten, Hotelrechnungen und andere Spesenbelege digital zu erfassen. Nur sieht der Alltag noch oft ganz anders aus. Oft herrscht die Papiervariante vor und vielfach werden Spesen in einem Spreadsheet oder einem Webformular erfasst – ein aufwendiger und starrer Prozess, zumal auch noch die Belege aufzubewahren sind.

Immer digitaler

Ganz anders sieht es für den aus, der sein Smartphone als mobiles Spesentool verwendet. Laut Michael Wohlgensinger, Verkaufs- und Marketing-Leiter vom Business-Software-Hersteller Soreco in Schwerzenbach ZH, bietet ihre Lösung Xpenses bereits seit 2017 die Möglichkeit zur Digitalisierung von Mitarbeiterspesen. 2019 wurde das Cloud-Paket von Xpenses um eine GeBüV-(Geschäftsbücherverordnung-) konforme Belegarchivierung ergänzt. Damit stehe, so der Marketingmann, «ein Sorglos-Paket zur Verfügung, welches den ganzheitlichen Prozess abdeckt». Wichtig sei dabei die Neutralität zum eingesetzten Finanz- oder Lohnsystem: «Die Kundinnen und Kunden nutzen ihre bereits im Einsatz stehende Stammlösung wie bisher.» Zudem können seit 2020 die Daten in der Administrationsoberfläche eigenständig in einfacher und übersichtlicher Form in der Cloud verwaltet werden.

Mit Xpenses, das als App und als Web-Version am Desktop genutzt werden kann, ist der papierlose Spesenabrechnungsprozess realisiert, fügt er an. Konkret lese die künstliche Intelligenz der App die spesenrelevanten Daten des noch bei Tisch fotografierten Spesenbelegs aus, leitet ihn einer oder mehreren Kontrollstellen zur Freigabe weiter, um die Daten dann in die Finanz- oder Lohnbuchhaltung des Unternehmens einzuspeisen, wo nur noch die vorbereitete Verbuchung und die Auszahlung ausgelöst werden.

Die manuelle Plackerei abschaffen

Spannend sei dabei, dass auf dem Weg zur Auszahlung der Spesen an den Mitarbeitenden bereits eine ganze Anzahl von Kontrollen automatisch abgewickelt werde. Sie umfassen die Klärung der Spesenberechtigung und reichen von der Mehrwertsteuer-Konformitätsprüfung aller Belege über UID-(Unternehmens-Identifikationsnummer-) Erkennung und eine Anbindung an die Mehrwertsteuer-Datenbank des Bundes bis zur Zuordnung zu einer Kostenstelle respektive einem Projekt. Auch wenn für Auslagen die Firmenkreditkarte verwendet wird, stellt Xpenses die Zuordnung zu den korrekten Konten sicher. Dann entfällt sogar der Schritt zur Auszahlung an den Mitarbeitenden.

Wohlgensinger betont, dass mit Xpenses von der Stammdaten-Administration bis hin zur geschäftsbücherkonformen Belegarchivierung der gesamte Spesenprozess in einer Schweizer Cloud zur Verfügung stehe. So adressiere man grössere KMU und Grossunternehmen genauso wie Firmen, die Xpenses aus der Steckdose beziehen möchten. Denn wer will, kann einfach selbst alle Voreinstellungen für den Spesenbezug eines Mitarbeiters einrichten, also Limite und Pauschalspesen festlegen, Vorgesetzte, Spesentypen oder auch Mitarbeitergruppen mit Einschränkungen definieren. Kurz gesagt bedeutet das, resümiert Wohlgensinger, nie mehr Belege sammeln, suchen, auflisten und einreichen zu müssen.


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